RESUMEN:

La Dirección Nacional de Bomberos (DNB) ha dado un paso clave en la digitalización de su operativa con la implementación de ApiaTrámites, una solución desarrollada en conjunto con STATUM que optimiza la gestión de habilitaciones, registros y demás trámites administrativos.
 

INFORMACIÓN:

Con este nuevo sistema, se logró reducir la carga operativa de los funcionarios, mejorar la seguridad en el ingreso de solicitudes y ofrecer un acceso más eficiente a la información para técnicos y ciudadanos.

Desde su implementación en enero de 2024, ApiaTrámites ha procesado un promedio mensual de 641 trámites. En los primeros meses, la adopción del sistema fue en aumento y alcanzó un máximo de 1.104 trámites en octubre de 2024.

La digitalización de los procesos administrativos ha permitido un mejor seguimiento de la gestión, también ha eliminado errores derivados de la carga manual de datos y reducido la necesidad de controles presenciales.

Automatización y control de la información

Hasta la implementación de ApiaTrámites, la DNB contaba con un sistema digital desde 2010 que presentaba limitaciones en términos de control y validación de datos. La falta de mecanismos automatizados hacía que muchas verificaciones debieran realizarse de manera manual, lo que aumentaba la carga de trabajo y generaba incongruencias.

Por ejemplo, no existía un control que asegurara que el nombre ingresado en un trámite coincidiera con la cédula de identidad del solicitante, lo que podía derivar en errores o fraudes.

La incorporación de ApiaTrámites permitió automatizar estos controles y garantizar la integridad de la información desde el momento en que se ingresa el trámite.

Ahora, el acceso se realiza mediante cédula electrónica, lo que asegura que cada solicitud quede registrada a nombre de la persona o empresa que efectivamente la presenta. Esto eliminó la posibilidad de ingresos con datos erróneos o identidad incorrecta.

El sistema también mejoró la gestión de los trámites relacionados con la habilitación de locales, el alta de técnicos registrados y el registro de empresas que prestan servicios en áreas como la instalación de extintores y alarmas de emergencia. Con una plataforma más robusta y controles automatizados, se optimizó la capacidad de la DNB para administrar estos procesos de manera más eficiente y segura.

Reducción de tiempos de respuesta y mejora en la accesibilidad

La digitalización de los trámites no solo facilitó el trabajo interno de la DNB, sino que también mejoró la experiencia de los usuarios. Antes de la implementación de ApiaTrámites, el seguimiento de una solicitud dependía en gran medida de consultas presenciales o telefónicas, lo que generaba demoras y dificultades para acceder a la información.

Con el nuevo sistema, tanto los técnicos como los funcionarios pueden realizar un seguimiento detallado del estado de cada trámite en tiempo real, de manera remota y desde cualquier ubicación, lo que permite una gestión más ágil y transparente.

Gracias a la automatización de validaciones, los tiempos de espera se han reducido considerablemente, ya que muchas de las verificaciones ahora se realizan de manera instantánea.

Desafíos en la implementación del sistema

La transición hacia ApiaTrámites implicó varios desafíos, tanto en términos de infraestructura como de asimilación por parte de los usuarios. Uno de los principales retos fue la necesidad de digitalizar un gran volumen de trámites en un corto período de tiempo, lo que exigió ajustes en los procesos internos y una adaptación rápida por parte de los funcionarios y técnicos.

Además, la migración desde el sistema anterior presentó desafíos relacionados con la familiarización de los usuarios con la nueva plataforma y la adaptación a nuevos procesos. Para mitigar este impacto, se implementó un plan de capacitación estructurado, dirigido tanto a los funcionarios de la DNB como a los técnicos habilitados.

El programa de formación incluyó instancias presenciales y virtuales, con un enfoque práctico orientado a los trámites más comunes. También se seleccionaron técnicos para recibir capacitación especializada, quienes luego transmitieron sus conocimientos a otros usuarios dentro de sus respectivos ámbitos de trabajo. Este enfoque permitió que la transición fuera más fluida y que los técnicos pudieran manejar el sistema con mayor facilidad.
 

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